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11、Business Correspondence(1)  商务信函(1)


您是否遇到过这样尴尬的情况:当你急需拟订一封得体的英语商务书信时,却觉得头脑中千头万绪,不知该从何说起......也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石,使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是,为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢?变成您广交朋友的机会呢?事实上,商务信函都有一定的格式可循,并非"难于上青天"。从本课开始,入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信,助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

  本课的单词和重点句型

  recipient   收信人

  salutation   称呼

  enclosure   附件

  signature    签名

  Company Limited    责任有限公司

Corporation      责任有限公司(美)

 Incorporated      责任有限公司(美)

 Yours faithfully     您忠诚的

 Yours Sincerely     您忠诚的

Best Wishes      谨致问候

书写商务信函,首先要对商务书信的编排格式做到心中有数,下面我们就来看看书信的编排格式列表:

Heading 信头

Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址

Salutation 称呼

Subject 主题

 Body 正文

 ----------------------

 --------------------

 Complimentary close 结束敬语

 Signature 签名

 Enclosure Notation 附件说明

从列表中,我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样,首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中,许多公司已经印好了自己带信头的信纸,所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。
不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种:
美式的写法是按照的月-日-年的顺序,比如: 2000年5月9日:May 9, 2000,May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然,你也可以根据情况,使用英式的写法。 注意,英式的顺序是日-月-年: 9 May, 2000, 9th May, 2000

有了发信人的地址,自然还要注明收信人的地址,这就是信内地址(Inside Address)。比如:

  Mr. R James

  T F Consultancy

  29 Lower Village Rd.

  London SE17 2ST

  翻译成中文就是:伦敦洛尔庄路29号,TF咨询公司,R. 詹姆斯先生。邮政编码:SE17 2ST 你是否留意到,原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的,即: 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中,为了显得更简洁,还常用到下面的几个缩写词: Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱); # 24= 24号(美式用法); No.24= 24号(英式用法)

所以如果说"公园广场 44号",就可以表达为:44 Park Sq.,而"中山路",则是:Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说,国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited),缩写为Co. Ltd.。 在美国,责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated,缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项,你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话,但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名,可以用最客气的方式来问候他/她:

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字,则可以标明对方姓名,来显得更亲切些:

Dr Green 格林博士(大夫)

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

  Miss Green 格林小姐

  结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事,就直接用名字,不用姓: Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友,结尾时当然要给出最真诚的祝福,所以你可以用:Best Wishes/ regards

最后,在结束敬语后,需要加上你的签名,并在下面打印你的全名和职称。比如:

Yours sincerely

Signature

John Lee General Manager

学完了这一课,你应该能掌握书信的格式了,在下一课中,我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。


12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)


通过前面的学习,相信你已经掌握了商务信函的格式,接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前,先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

  写信时,一定要考虑到收信人的感受,所以你的信件必须做到:
  1. CLEAR      清楚易懂

  2. COMPLETE    内容完整

  3. CONCISE     简洁、扼要

  4. COURTEOUS   用词礼貌

  5. CORRECT   语言正确


  本课的重点词汇和句型。

quotation    n. 报价

above-mentioned  adj. 上述的,信中已提到的

  attach     vt.附上、加上(条件等)

  enclose    vt.把......(随函)附寄

  inconvenience  n. 不便

  forgive     vt. 原谅

  With reference to______   关于

  I would be grateful if you could... 如果您能......,我将不胜感激。

商务信函的格式非常规律化,而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信:

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

  22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

  Tel:081 899 3642 Fax:081 3644


 29 January 199-

 Mr. R James

 T F Consultancy

 29 Lower Village Rd.

 London SE17 2ST

 Reference: Financial Consultancy Contract


 Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely Signature J Fish

Corporate Finance Manager


   仔细阅读这封询价信之后,你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前,写下了信件的主题:

关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。

  因为商务信函强调"效率第一",所以在正文(body)前面加上信件的主题,会使收信人对信件的主要内容一目了然,达到事半功倍的效果。

  商务信函的主题有好几种表达方式,

  你可以把主题放在收信人称呼之前,比如:

  Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

  也可以在放在收信人称呼之后,正文的开头,如: With reference to______ (关于) 例如,我们可以用下面这句话来引出正文:
  With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact ...   (关于我们以前的信件,我们希望你们注意到这样一个事实......)

   现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧,接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出,Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单,因为他写道:

   We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

   (如果您能寄来上述合同有关报价,我们将非常感激。)

  值得一提的是,Fish 先生提出要求语气非常委婉,他用了句型:

  I would be grateful if you could... (如果您能......,我将不胜感激。)

  这样礼貌地提出要求,会使对方感觉很舒服,从而更愿意和你做生意。

  Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词,来表达"上述的,信中已提到的"。知道了它的用法,我们就来试着用它造个句子吧。

  "上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

  正确的英文翻译是:

  The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

  在提出要求后,Fish 先生又加上了一句具体的说明:

  Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)

  其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach,表示附件的意思。例如:

  Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)


现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率,所以开门见山,直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法,比如:

I am writing to inform you that/apply for / request...etc.

  (我写信是要告诉/申请/请求......等等。)

  而当你回复别人信件时,首先要对对方的来函表示感谢:

  Thank you for your letter of 1 July.

  感谢贵方7月1日的来信。

当然,你还可以点明具体的事由:

  Thank you for your application for credit at Barrow's.

  (感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)

  如果你想写的是一封道歉信,用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉,你可以说:

  We are sorry for any inconvenience we caused you.

 (我们对给您带来的任何不便深表歉意。)

  道歉的方式很多,你也可以选择比较委婉的方式,比如为延误回复来信道歉:

  I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

 (希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)

  在这一课中,我们讲到了在不同的情况下,商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中,我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法,和常用句型。See you later!

关键字:BEC商务英语考试辅导
生词表:
  • salutation [,sælju´teiʃ(ə)n] 移动到这儿单词发声 n.招呼,致意;行礼 六级词汇
  • heritage [´heritidʒ] 移动到这儿单词发声 n.遗产,继承物 四级词汇
  • inconvenience [,inkən´vi:niəns] 移动到这儿单词发声 n.不方便;打扰 四级词汇


文章标签:商务英语  英语系  讲座    

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